В тази статия ще научим как да предотвратим дублирания, докато въвеждаме данните в Microsoft Excel 2010. Можем да използваме формулата Countif, за да предотвратим въвеждането на дубликати.
COUNTIF: - С помощта на тази формула можете да идентифицирате дублиращите се записи в данни и да уловите дублиращи се записи в диапазон.
Синтаксис на функцията „COUNTIF“: = COUNTIF (диапазон, критерии)
Пример:-
Имаме таблица в диапазон A2: A11, в която трябва да се броят състоянията, колко пъти състоянията се повтарят в колона А.
- Изберете клетката B2 и напишете формулата = Брой, ако (A2: A11, A2) натиснете enter.
- Функцията "Count if" ще върне 4, това означава, че "Вашингтон" се повтаря 4 пъти в колона А.
- Копирайте формулата, като натиснете клавиша „CTRL+C“, след това изберете диапазона B3: B11 и поставете формулата, като натиснете клавиша „CTRL+V“.
- Изберете диапазона B2: B11, като използвате клавиша „CTRL + SHIFT + клавиш със стрелка надолу“ & Копирайте, като натиснете клавиша „CTRL + C“, щракнете с десния бутон на мишката върху „PASTE SPECIAL“.
- Ще се появи диалогов прозорец Paste Special, щракнете върху „Value“, след това щракнете върху OK, за да преобразувате формулата в текст.
Нека вземем пример, за да разберем как и къде можем да предотвратим дублиращите се записи.
Имаме данни за мобилни номера. В който искаме да спрем дублиращите се записи на мобилни номера.
За да предотвратите дублиране, докато въвеждате данните, следвайте следните стъпки:-
- Изберете диапазона от данни за мобилен номер в диапазона B2: B10.
- Отидете в раздела „Данни“ и кликнете върху Проверка на данни от групата Инструменти за данни.
- Ще се появи диалогов прозорец „Валидиране на данни“. В раздела „Настройки“ изберете „Персонализиран“ от падащия списък Разрешаване.
- Разделът формула ще стане активен.
- Напишете формулата в полето „Формула“ = COUNTIF (B: B, B1) = 1
- Отидете в раздела „Предупреждение за грешка“ и въведете съобщението в „Поле за предупреждение“, „Дублиращи се записи не са разрешени“ и щракнете върху OK.
- За да проверите дали валидирането на данни върши правилна работа или да не въведете същия мобилен номер в клетка В11, която е в клетка В10.
- След натискане на клавиша Enter на клавиатурата ще се появи съобщение за грешка.
Това е начинът, по който можете да ограничите дублиращите се записи в данни, като използвате опцията Проверка на данни в Microsoft Excel 2010 и 2013.