В тази статия ще научим как да създаваме динамичен падащ списък в Microsoft Excel.
Както знаем, функцията за валидиране на данни подобрява ефективността на въвеждането на данни в Excel и намалява грешките и грешките при въвеждане. Използва се за ограничаване на потребителя за типа данни, които могат да бъдат въведени в диапазона. В случай на невалиден запис, той показва съобщение и позволява на потребителя да въведе данните въз основа на посочено условие.
Но динамичният падащ списък в Excel е по -удобен начин за избор на данни, без да се правят промени в източника. С други думи, кажете, че ще актуализирате често списъка, който сте взели в падащия списък. И мислите, че ако направите някакви промени в списъка, трябва да променяте валидирането на данните всеки път, за да получите актуализирания падащ списък.
Но това е мястото, където динамичното падащо меню се появява и това е най -добрият вариант да изберете данни, без да правите промени в валидирането на данните. Това е много подобно на нормалното валидиране на данни. Когато обаче актуализирате списъка, динамичният падащ списък се променя, за да приспособи това действие, докато нормалният падащ списък не го прави.
Така че, нека вземем пример и разберем как създаваме динамичен падащ списък:-
Имаме списък с продукти в колона А и ще имаме динамичния падащ списък с продукти в клетка D9.
Име на таблица с непряка функция
Първо, ще създадем таблица; следвайте стъпките, дадени по -долу:-
- Изберете диапазона A8: A16
- Отидете в раздела Вмъкване и след това щракнете върху Таблица
- След като щракнете върху опцията „Таблица“, се появява прозорец с таблица
- След това изберете диапазона, за който искаме да вмъкнем таблица A8: A17
- Щракнете върху OK
- Сега кликваме върху OK
- Можете да видите, че този диапазон е преобразуван в таблица, а заглавката на тази таблица също има опция за падащ филтър
Забележка: - Ако добавим някакъв продукт или артикул в дъното на списъка, таблицата ще се разшири автоматично, за да включи новите продукти или артикули.
Сега създаваме динамичния падащ списък в клетка D9, следвайте стъпките, дадени по -долу:-
- Изберете клетката D9
- Отворете диалоговия прозорец Проверка на данни, като натиснете клавиша ALT+D+L
- В падащия списък Разрешаване изберете Списък
- И след това въведете тази функция = INDIRECT (“Таблица1”) в раздела източник
- Щракнете върху OK
Забележка: - Когато щракнем върху OK, в Excel се появява прозорец, който казва, че има нещо нередно с въвеждането. Това е така, защото Excel не приема никаква саморазгъваща се таблица директно в проверката на данни.
Сега добавете нови продукти в списъка с продукти.
На горното изображение можем да видим, че нов добавен продукт се появява в падащия списък.
2nd Пример:-
В този пример ще научим как да даваме име на таблицата като име с диапазон
Вече имаме име на таблицата, но тук трябва да дефинираме името на тази таблица, за да получим списъка за динамично изпускане; следвайте стъпките, дадени по-долу:-
- Изберете клетката D10
- Отидете до диапазона на таблиците и с изключение на заглавката избираме диапазона от първия до последния продукт
- Отидете в полето за име и въведете кратко име „табличен обхват“, натиснете Enter
- След натискане на enter виждаме, че нищо не се е променило в полето за име
- Щракнете върху опцията от падащия списък, за да видите всички налични диапазони с име
- В падащия списък можем да видим и името, което току -що определихме за тази таблица
- Сега отиваме на Валидиране на данни и в „Източник“ влизаме в „диапазона на таблиците“
Забележка:- Ако не помните какво име сте дали на този диапазон, можете да натиснете клавиша F3 и ще се появи прозорец, който ще ви предложи всички налични диапазони с име.
- Сега отидете на раздела „Въведено съобщение“ и в заглавието въвеждаме „Избор на продукт“ и след това в тялото на съобщението пишем „Моля, изберете вашия продукт от списъка“
- Сега отидете в раздела „Предупреждение за грешка“ и там в заглавието пишем „Невалиден продукт“ и в съобщение за грешка въвеждаме „Въвели сте грешен продукт
- Щракнете върху OK
- Клетка D10, съдържаща входно съобщение заедно с падащия списък
- Сега, когато добавим всеки продукт в списъка, той автоматично ще се появи в падащия списък
Но какво се случва, когато пропуснем една клетка след последната клетка и след това добавим нов продукт или елемент? Виждате, че този път диапазонът на таблиците не се е разширил и всъщност ново добавеният продукт е в общ формат. И така, ще се покаже ли в падащия списък или не? За да проверим това, когато отидем в клетка D10 и проверим падащия списък, можем да видим същия стар падащ списък без нов продукт. Това е така, защото диапазонът на таблицата не намери нищо след последната клетка и следователно диапазонът не се изразходва.
3rd Пример:-
В следващите два метода ще научим как можем да направим нашия падащ списък по -динамичен, като използваме функциите OFFSET и COUNTA.
Следвайте стъпките, дадени по -долу:-
- Изберете клетка D11 и натиснете ALT + D + L
- Ще се отвори диалогов прозорец Проверка на данни
- Сега изберете списък в опцията „Разрешаване“
- След това в опцията Източник въведете формулата по-долу:-
= OFFSET ($ A $ 9,0,0, COUNTA ($ A: $ A), 1)
Формула Обяснение:- Избрахме A9, който е първият продукт в гамата, след което въвеждаме 0 на 2nd аргумент, тъй като не искаме да преместваме ред от началната точка; след това отново 0 в 3rd аргумент, тъй като тук не искаме никакви промени в броя на колоните, както и от началната точка. След това сме въвели функцията COUNTA и сме избрали цялата колона А. Този аргумент ще провери височината в брой редове, за да върне непразнения брой. Той ще разшири обхвата, когато се направят промени в диапазона.
И последният аргумент „Ширина“ е незадължителен аргумент. Това е ширината в броя на колоните. Можем или да го пропуснем, или да напишем 1 тук засега. Ако пропуснем, той по подразбиране ще вземе предвид ширината на върнатия диапазон, който предоставихме в аргумента и след това затваряме скобите.
- След като щракнете върху OK, можем да видим падащ списък в клетка D11
- Той показва списъка, включително празен и след това продуктите, които добавихме
4th Пример:-
В този пример ще използваме функцията, за да определим името.
За да определите името на диапазона, следвайте стъпките, дадени по-долу:-
- Натиснете CTRL + F3, ще се появи диалогов прозорец Мениджър на имена
- Щракнете върху Ново
- Определете името на обхвата „ProdName“ и въведете формулата по-долу:-
= OFFSET ('Динамичен падащ списък с DV'! $ A $ 9,0,0, COUNTA ('Динамичен падащ списък с DV'! $ A: $ A))
- Щракнете върху OK
- Отворете диалоговия прозорец за проверка на данни, като натиснете клавиша Alt + D + L
- Изберете Списък в падащия списък Разрешаване
- Въведете = Име на име в раздела Източник
- Щракнете върху OK
- Сега, ако добавим нещо в списъка, същото ще се появи в списъка
Така че, по този начин можете да получите динамичния списък за всеки продукт или артикул с различни методи, като използвате валидиране на данни. Това е всичко за сега. В следващото видео от тази поредица ще обясним как да създадем зависим падащ списък с различни методи в Excel.
Кликнете върху видео връзката за бърза справка за използването му. Абонирайте се за новия ни канал и продължете да учите с нас!
Ако ви харесаха нашите блогове, споделете го с приятелите си във Facebook. Можете също така да ни следвате в Twitter и Facebook.
Ще се радваме да чуем от вас, уведомете ни как можем да подобрим, допълним или обновим работата си и да я подобрим. Пишете ни на имейл сайта
