В тази статия ще научим как да създаваме падащ списък с валидиране на данни в Microsoft Excel.
Функцията за валидиране на данни подобрява ефективността на въвеждането на данни в Excel и намалява грешките и грешките при въвеждане. Можете да имате ограничени записи според критериите за валидиране или дори да създадете персонализирани правила за това, което може да бъде въведено в клетката. В случай на невалиден запис, той показва съобщение и не позволява на потребителя да въведе данните въз основа на посочено условие.
Нека разберем как можете да използвате тази функция, с помощта на примери.
Имаме списък с продукти в колона А и искаме да направим падащ списък с всички продукти.
Следвайте стъпките, дадени по -долу:-
- Изберете всяка клетка в работния лист
- За да създадете падащ списък, отидете в раздела Данни> Инструменти за данни> щракнете върху Проверка на данни
- Или можем да използваме прекия път ALT + D + L
- Ще се появи диалогов прозорец Проверка на данни
- В Разрешителния списък изберете опцията „Списък“
- В раздела Източник изберете обхвата на списъка с продукти
Забележка: -Преди да кликнете върху OK, ще забележите, че по подразбиране са поставени отметки в квадратчетата „Игнорирай празно“ и „В падащото меню в клетката“. клетка, ако е отметнато. Ако не е отметнато, Excel няма да разреши празни полета като валиден вход и ще се появи съобщение за грешка. И втората отметна опция е „Вътрешно падащо меню“, което се използва за показване на стрелка, когато щракнете върху клетката. Така че, ако премахнете отметката от тази опция, падащата стрелка ще изчезне.
- Сега отиваме на „Въведено съобщение“ и там пишем в заглавието „Изберете име на продукта“ и в тялото на съобщението „Изберете името на продукта от списъка“
- След това отиваме на „Предупреждение за грешка“ и по подразбиране стилът на грешката е избран като „СТОП“. Така че в заглавието пишем „Невалидно име на продукта“ и след това в съобщението за грешка пишем „Моля, изберете името на продукта от списъка“. И сега кликваме върху OK.
- Щракнете върху OK, можем да видим входно съобщение в жълт надпис със стрелка надолу
- След като кликнете върху падащото меню, можем да видим, че всички продукти, които сме избрали, се появяват в падащия списък. Можете да изберете някое от тях, вместо да ги пишете или запомняте
Забележка: -В случай, че искате да изчистите текста в клетката, която има валидиране на данни, можете да отидете в клетката и да натиснете командата delete. Съдържанието ще бъде премахнато от клетката, но ще бъде там в падащия списък
- Също така, когато не сте в клетката, където сме приложили валидирането на данните, ще видите, че сега тя няма падаща стрелка. Падащото меню се появява само ако изберете тази клетка
- В случай, че искате да премахнете напълно валидирането на данните от клетката или диапазона, просто отидете в прозореца за валидиране на данни и там виждате тази опция „Изчистване на всички“
- Просто щракнете върху него и сега щракнете върху OK. В момента, в който натиснем enter, валидирането на данните ще бъде премахнато от клетката
Има и друг начин за създаване на падащия списък. Като дефинираме името на диапазона, можем да създадем падащ списък. За да разберете, следвайте стъпките, дадени по-долу:-
- И така, имаме същия списък тук в диапазон от A9 до A15
- Избираме диапазона и сега можем или да отидем в полето за име, за да дадем някакво име на този диапазон, или можем да използваме Define Name
- Отидете в раздела Формула> Определени имена> след това щракнете върху Дефиниране на име
- Сега пишем „Product_Name“ тук в полето за име и вече сме избрали диапазона, така че щракваме върху OK
- Сега отново отиваме в прозореца за валидиране на данни и избираме „Списък“ за критериите за валидиране. И този път, вместо да избираме диапазон, ще имаме определеното име в това поле за източник
Забележка:- Ако си спомняте името, което сте дали на списъка, можете да го въведете тук, предшествано от знак „равно на“ или можете да натиснете F3. Ще се появи прозорецът „PASTE NAME“ и можете да намерите всички имена на диапазона, налични в текущата работна книга.
- Ние кръстихме диапазона като „Product_Name“, щракваме върху него и след това върху OK
- Щракваме върху OK и получаваме падащия списък в тази клетка
Така че, ето как можете да създадете падащо меню, използвайки валидиране на данни с помощта на дадените примери в Excel.
Кликнете върху видео връзката за бърза справка за използването му. Абонирайте се за новия ни канал и продължете да учите с нас!
Ако ви харесаха нашите блогове, споделете го с приятелите си във Facebook. Можете също така да ни следвате в Twitter и Facebook.
Ще се радваме да чуем от вас, уведомете ни как можем да подобрим, допълним или обновим работата си и да я подобрим. Пишете ни на имейл сайта
