Докато работите по отчети, искате потребителите да въведат конкретна информация за личните си данни, които да бъдат въведени в работния лист на Excel. За да предотвратим въвеждането на SSN с по-големи или по-малки от 9 цифри, ще използваме вградената функция на Excel за валидиране на данни.
Нека вземем пример:
- SSN не може да бъде повече от 9 цифри, за да ограничи потребителя да въведе своя SSN и да му попречи да въвежда цифри, по -малки или по -големи от 9.
- В колона А имаме имена и в колона Б искаме хората да въведат своя SSN
- Докато въвеждаме SSN, искаме потребителят да въведе 9 цифри, тъй като SSN изисква точно 9 цифри (не повече или по -малко от).
- Изберете клетките, в които трябва да се приложи валидиране на данни при въвеждане на SSN.
- Кликнете върху Лента с данни
- В Инструменти за данни група, кликнете върху Потвърждаване на данни
- The Потвърждаване на данни ще се появи диалогов прозорец
- В раздела Настройки изберете Персонализирано в Критерии за валидиране и въведете формулата като = LEN (B2) = 9 в полето Формула
- Горепосочената формула ще попречи на потребителите да въвеждат цифри, по -малки или по -големи от 9 цифри.
- Щракнете върху OK
- Ако въведем точно 9 цифри в колона В, клетката ще приеме числата
- Докато умишлено въвеждаме повече от 9 цифри, Excel няма да позволи въвеждането и ще се появи съобщение за грешка, което да уведоми проблема.
- Ако въведем по -малко от 9 цифри, Excel също няма да ни позволи да въведем и ще се появи съобщение за грешка.
Използвайки вградената функция на Excel за валидиране на данни, можем да подготвим персонализирани доклади за потребителя, за да въведе конкретната информация, която е полезна за изготвяне на отчети.